DELFI BLOGAS - verslosistemos » Įrašai » Dokumentų valdymas padeda nepasimesti įmonės popieriuose

Pradėk blogą

Naujas įrašas

Mano įrašai

Mano nuostatos

Pradžia
Vartotojų blogai
verslosistemos

Dokumentų valdymas padeda nepasimesti įmonės popieriuose

Ketvirtadienis, 2012-08-16 18:21 valdymas, programinė įranga, dokumentų valdymas | 0 komentarų

Visada malonu užsukti į įmonės ofisą, kur jaučiama tvarka, švara, kiekvienas daiktas ir asmuo turi savo vietą. Jei tenka darbo dieną pradėti prie stalo, kuris nukrautas milžiniškomis darbo popierių krūvomis, tampame irzlesni, piktesnis, dar vienas kolegos atneštas dokumentas tampa kivirčo priežastimi. Taigi tokiu atveju įmonėje būtinas dokumentų valdymas.

O apskritai, kas yra dokumentas ir kam jis reikalingas? Ar kiekvieną popiergalį turime saugoti, rasti jam vietą, kaupti, o vėliau, netekus kantrybės sunaikinti? Dokumentas yra apibūdinamas kaip materialus objektas (jis nebūtinai gali būti popieriaus pavidalu, tai gali būti taip pat nuotrauka, kompaktinis diskas, ir pan.), kuriame užfiksuota tam tikra informacija, kuri yra skirta saugoti ir naudoti. Vis dažniau įmonės stengiasi pereiti prie elektroninių laikmenų, elektroninių dokumentų, nes toks objektas yra jau paruoštas, saugomas ir perduodamas informacinių technologijų priemonėmis. Tai labai patogus būdas, nes mažėja realių ir apčiuopiamų dokumentų, galima nuomoti mažesnes patalpas (nebereikia kaupti archyvų), darbui su elektroniniai dokumentais prireikia mažiau darbuotojų.

Dokumentų valdymas – tai sudėtinis procesas apimantis visą dokumento gyvavimo ciklą: nuo sukūrimo, derinimo, naujų versijų kūrimo, iki saugojimo ir, galiausiai, archyvavimo. Taigi visų pirma dokumentas yra sukuriamas, vėliau derinamas, vadovų tvirtinamas, registruojamas, originalas (arba kopija) saugomas, jei reikalinga po kurio laiko gali būti atnaujinamas, vėliau archyvuojamas ir, galiausiai, suėjęs senaties laikotarpiui – naikinamas. Dokumentų valdymo sistemą sudaro informacinė sistema, automatizuojanti dokumentų valdymo procesą įmonėje bei užtikrindama efektyvų dokumentų gyvavimo ciklą.

Visi įmonės dokumentai yra svarbi įmonėje vykstančių procesų dalis. Dokumentų valdymas apima jų rinkimą, tvarkymą bei apskaitos vedimą. Sistemos pagalba bus lengvai susisteminti visi įmonės turimi dokumentai, su jais bus lengva dirbi, reikiamu laiku greitai rasite norimą dokumentą. Sistema gali naudotis visi įmonės darbuotojai. Sklandus dokumentų valdymo proceso užtikrinimas gali būti pakankamai sudėtingas uždavinys. Dokumentų valdymas yra skirtas tam, kad suvaldytų vis didėjančius dokumentų srautus, dokumentų valdymo procedūros taptų spartesnės, aiškesnės, sistemos pagalba bus nustatyta atskirų darbuotojų atsakomybė, tvarkomi dokumentai pagal teisės aktus, jie atitinkamai saugomi, atrenkami, o prireikus – naikinami. Dokumentų valdymas – pirma pagalba pasimetus dokumentų kalnuose.

Įrašas neturi komentarų.